VVorbly

Acord de prelucrare a datelor

Data intrării în vigoare: 13 September 2026

Prezentul Acord face parte din Termenii și condițiile de utilizare încheiate între „MOYSHA CRM SOLUTIONS" S.R.L. („Persoana împuternicită") și Client („Operatorul"). Acesta se încheie în temeiul Legii nr. 195/2024 a Republicii Moldova privind protecția datelor cu caracter personal și, atunci când Operatorul este stabilit în Uniunea Europeană sau prelucrează datele unor persoane aflate în Uniunea Europeană, în temeiul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR). Acceptarea Termenilor echivalează cu încheierea prezentului Acord în formă scrisă.

1. Roluri

Operatorul stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal ale persoanelor care îl contactează prin canalele conectate la Vorbly. Persoana împuternicită prelucrează aceste date exclusiv în baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului.

În privința datelor cu caracter personal ale propriilor utilizatori de cont ai Operatorului, Persoana împuternicită acționează în calitate de operator și se aplică Politica de confidențialitate.

2. Obiect, durată, natură și scop

Obiect: furnizarea unui asistent de vânzări cu inteligență artificială și gestionarea solicitărilor aferente.
Durată: durata abonamentului, la care se adaugă termenele de păstrare menționate mai jos.
Natură și scop: primirea și soluționarea solicitărilor, colectarea datelor de contact, notificarea Operatorului, păstrarea conversațiilor și a solicitărilor, generarea de rezumate și indicatori de calitate.

Categorii de persoane vizate: persoanele care contactează Operatorul printr-un canal conectat.

Categorii de date cu caracter personal: conținutul mesajelor, inclusiv imaginile trimise de persoana vizată; numele; numărul de telefon; adresa de e-mail, dacă este comunicată; identificatorul de canal; adresa IP și țara dedusă din aceasta; limba; parametrii de pagină și de campanie ai vizitei; rezumatul și starea conversației.

Categorii speciale: nu sunt solicitate de serviciu. Operatorul se obligă să nu configureze asistentul pentru colectarea acestora.

3. Instrucțiuni

Termenii și condițiile de utilizare, prezentul Acord și setările efectuate de Operator în panou constituie totalitatea instrucțiunilor documentate ale Operatorului. Persoana împuternicită îl informează pe Operator dacă, în opinia sa, o instrucțiune încalcă legislația aplicabilă privind protecția datelor și poate suspenda prelucrarea vizată până la modificarea instrucțiunii.

4. Confidențialitate

Personalul Persoanei împuternicite care are acces la date cu caracter personal este ținut de obligații de confidențialitate care subzistă după încetarea raporturilor sale de muncă și primește acces numai în măsura necesară îndeplinirii atribuțiilor.

5. Măsuri de securitate

Persoana împuternicită implementează și menține: criptarea în tranzit și în repaus; criptarea suplimentară a credențialelor de canal și a altor secrete cu AES-256-GCM; izolarea la nivel de rând între organizații, la nivelul bazei de date; controlul accesului pe bază de roluri; autentificarea cu doi factori pentru accesul privilegiat; limitarea frecvenței cererilor și detectarea abuzurilor; jurnalizarea acțiunilor privilegiate; copii de rezervă automate; revizuirea periodică a drepturilor de acces. Persoana împuternicită poate modifica măsuri concrete cu condiția ca nivelul de protecție să nu fie redus.

6. Persoane împuternicite secundare

Operatorul acordă o autorizare generală pentru angajarea de persoane împuternicite secundare. Lista actuală este publicată la https://vorbly.ai/subprocessors. Persoana împuternicită notifică cu cel puțin 30 de zile înainte de adăugarea sau înlocuirea unei persoane împuternicite secundare, iar Operatorul poate formula obiecții pentru motive rezonabile legate de protecția datelor; dacă obiecția nu poate fi soluționată, Operatorul poate înceta serviciul afectat fără penalități și poate primi o rambursare proporțională.

Persoana împuternicită răspunde integral față de Operator pentru îndeplinirea obligațiilor de către persoanele împuternicite secundare.

7. Asistență privind drepturile persoanelor vizate

Atunci când o persoană vizată își exercită un drept direct față de Operator, Persoana împuternicită furnizează, la cerere și fără întârziere nejustificată, informațiile și mijloacele tehnice necesare pentru a răspunde.

Atunci când persoana vizată transmite solicitarea Persoanei împuternicite, se aplică următoarea procedură, care constituie instrucțiunea permanentă a Operatorului:

  1. Persoana împuternicită identifică înregistrările vizate și îl notifică pe Operator prin canalele de notificare configurate în panou, cu o legătură directă către acele înregistrări.
  2. Operatorul are la dispoziție 14 zile calendaristice pentru a executa el însuși solicitarea sau pentru a o refuza, invocând un temei legal (de exemplu: solicitarea a fost retrasă; datele sunt necesare executării unui contract cu persoana vizată; păstrarea este impusă de lege). Refuzul este consemnat, Persoana împuternicită nu întreprinde nicio altă măsură cu privire la acea solicitare, iar răspunderea pentru refuz revine Operatorului.
  3. Dacă Operatorul nu face niciuna dintre acestea în termen de 14 zile calendaristice, Persoana împuternicită șterge datele vizate din propriile sisteme și informează atât Operatorul, cât și persoana vizată. Se șterge doar copia Persoanei împuternicite; aceasta nu afectează copiile deținute de Operator în propriul CRM, în e-mail sau în evidențele sale.
  4. Ștergerea automată se aplică numai înregistrărilor în care numărul de telefon a corespuns integral. Potrivirile doar după nume sau după o parte a numărului nu sunt niciodată șterse automat: acestea sunt prezentate Operatorului spre decizie, iar dacă Operatorul nu răspunde, sunt transmise spre analiză manuală de către Persoana împuternicită.
  5. Memento-uri se transmit în ziua solicitării, precum și în zilele 7 și 12.

Datele obținute prin platformele Meta (Instagram, Messenger, WhatsApp) sunt șterse de Persoana împuternicită fără întârziere nejustificată la primirea unei solicitări valabile, fără a aștepta Operatorul, astfel cum impun regulile Meta pentru dezvoltatori. Operatorul este informat.

8. Încălcarea securității datelor cu caracter personal

Persoana împuternicită îl notifică pe Operator fără întârziere nejustificată și, în orice caz, în termen de 48 de ore de la momentul în care a luat cunoștință de o încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează datele Operatorului, comunicând natura încălcării, categoriile și numărul aproximativ de persoane vizate și de înregistrări afectate, consecințele probabile și măsurile luate. Persoana împuternicită îl asistă pe Operator în îndeplinirea propriilor obligații de notificare.

9. Evaluări ale impactului asupra protecției datelor

Persoana împuternicită acordă asistență rezonabilă la efectuarea evaluărilor de impact și la consultările prealabile cu autoritatea de supraveghere, ținând seama de natura prelucrării și de informațiile de care dispune.

10. Păstrare, restituire și ștergere

Datele conversațiilor se păstrează pe perioada stabilită de Operator în panou (implicit 365 de zile, configurabil între 30 și 3650 de zile), după care sunt șterse automat.

După încetare, Operatorul poate exporta solicitările și conversațiile timp de 30 de zile. După această perioadă, Persoana împuternicită șterge toate datele cu caracter personal prelucrate în numele Operatorului, inclusiv din copiile de rezervă, pe măsura rotației lor obișnuite (care nu depășește 90 de zile), cu excepția cazurilor în care păstrarea este impusă de lege.

11. Audit

Persoana împuternicită pune la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra respectarea prezentului Acord. Atunci când Operatorul are nevoie în mod rezonabil de mai mult, se poate efectua un audit o dată pe an calendaristic, cu o notificare scrisă prealabilă de 30 de zile, în programul de lucru, de către Operator sau de către un auditor independent ținut de obligația de confidențialitate și care nu este concurent al Persoanei împuternicite, fără perturbarea serviciului și pe cheltuiala Operatorului.

12. Transferuri internaționale

Persoana împuternicită poate transfera date cu caracter personal către persoanele împuternicite secundare enumerate la https://vorbly.ai/subprocessors, inclusiv în Statele Unite. Aceste transferuri au loc în temeiul clauzelor contractuale standard sau al altui mecanism de transfer permis de legea aplicabilă, ale căror copii sunt disponibile la cerere.

13. Prevalență

În caz de neconcordanță între prezentul Acord și Termenii și condițiile de utilizare, prezentul Acord prevalează în privința prelucrării datelor cu caracter personal.